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Best Of Hotels Travel 7. Januar 2019

Behind the curtain: Das Bikini Island & Mountain Hotel

„Das Bikini Island ist ein toller Ort, um mal so richtig runterzukommen und erinnert mich daran, dass die beste Zeit immer genau jetzt ist“, schrieb ich vor wenigen Monaten in einem Beitrag über genau jenes Hotel. Doch wer ist eigentlich alles verantwortlich dafür, dass ein Hotelaufenthalt richtig Spaß macht, sich von der Masse abhebt, im besten Fall unvergesslich bleibt? Mich hat schon immer interessiert, was hinter den Kulissen passiert.

„Behind the curtain“ beleuchtet Hotels und deren Macher aus einem anderen Blickwinkel und lässt Kenner der Branche zu Wort kommen.

Den Anfang macht Ramona Koetting, General Managerin des Bikini Island & Mountain Hotels Port de Sóller.

Erzähl mir ein bisschen über Dich. Wie bist Du nach Mallorca gekommen? Ist Dir die Entscheidung leicht gefallen? Wie ist das Leben auf Mallorca? Welche Herausforderungen bringt der Job mit sich? Was liebst Du an deinem Job? Was macht das Bikini Island & Mountain Hotel besonders?

Christian und Lena, der Geschäftsführer der Bikini Island & Mountain GmbH und seine Assistentin haben sich mit mir auf ein Glas Wein in der Bullerei in Hamburg getroffen. In meinem vorherigen Job als Training Managerin bei 25hours Hotels habe ich viele Openings begleitet und die Teams vor Ort auf die bevorstehende Eröffnung vorbereitet. Eigentlich bin ich in dem Glauben in die Bullerei gegangen, dass mich die Bikini Crew gerne für Trainings vor Ort einkaufen möchte. Nach knapp zwei Stunden sehr interessantem Gespräch, kamen mir die Fragen dann doch irgendwie komisch vor.

Christian und Lena haben mich gefragt, ob ich mir auch vorstellen könnte, gemeinsam mit meinem Partner Bruno das Management des Bikini Island & Mountain Hotels in Port de Sóller zu übernehmen. Einen kurzen Augenblick war ich sprachlos, auf den zweiten Blick passte alles ganz logisch zusammen. Dann bin ich nach Hause, habe gemeinsam mit Bruno einen Flug nach Mallorca gebucht und als wir vier Tage später in der Lobby des Bikini Hotels standen, war es Liebe auf den ersten Blick.

Beruflich ist mir die Entscheidung sehr leicht gefallen. Schon in meinem Vorstellungsgespräch zur Ausbildung vor 14 Jahren habe ich gesagt, dass ich später einmal Hoteldirektorin werden möchte. Alles was ich bis dato gemacht habe, fügt sich in dieser Position perfekt zusammen: klassische Ausbildung, Management Trainee, Assistant Front Office Manager, Assistant Housekeeping Mananger, Guest Relations Manager, Restaurantleitung, International Business Studium, Training Managerin. Und alles was mir fehlt, bringt Bruno mit: F&B Controlling, Revenue & Reservation Management und kochen kann er auch noch. Es ist eine großartige Möglichkeit, dass wir das hier als Team nach vorne bringen dürfen.

Privat habe ich mich in Hamburg nach vier Jahren sehr zu Hause gefühlt, auch wenn ich mich mit dem nordischen Wetter nie anfreunden konnte. Aber ich habe dort viele tolle Menschen kennenlernen dürfen und der Abschied ist mir schwer gefallen. Allerdings ist Hamburg-Mallorca keine Entfernung und mal ehrlich: Keiner deiner Freunde findet es sonderlich schlimm dich auf Mallorca zu besuchen.

Das Leben auf Mallorca ist großartig – alleine die Sonne tut so gut. Wir haben seit Anfang Dezember durchweg sonnige Tage, heute z.B. 18 Grad und strahlend blauen Himmel. Und einen Arbeitsplatz mit Meerblick macht mich glücklich. Wir haben eine kleine Finca in den Bergen zwischen Sóller und Port de Sóller gefunden, mit Palmen, Oliven- und Orangenbäumen im Garten und einem kleinen Pool. Absolute Ruhe, bis auf die Glocken der Schafe und einen fantastischen Sternenhimmel. Außerdem fahren wir nur zehn Minuten zum Hotel, denn eine schnelle Erreichbarkeit war uns wichtig. Und wir wollten uns auch in die Umgebung unseres Hotels integrieren, Anschluss zu lokalen Menschen finden.

Ramona Koetting

Die größte Herausforderung an meinem Job ist aktuell, dass die Tage so kurz sind. Gefühlt vergeht die Zeit hier unglaublich schnell. Plötzlich ist der Tag vorbei und es gäbe noch so viel zu erledigen. Gerade im Moment, wo sich viele Strukturen und Abläufe noch in der Aufbauphase befinden, sind viele Dinge noch sehr zeitintensiv. Je eingespielter wir als Team werden und je besser wir unser Haus und auch die Umgebung kennen, desto routinierter können wir arbeiten und den Zeitfaktor relativieren. Aktuell ist es auch eine Herausforderung für mich, alle Baustellen-relevanten Vokabeln zu lernen. Mein Spanisch im Alltag ist sehr gut, “Schrumpfschlauch”, “Trittschalldämmung” und “Fugenmasse” muss ich trotzdem nachschlagen. Außerdem liebe ich die Vielseitigkeit an meinem Job.

Zum einen ist unser Team multikulturell und sehr individualistisch. Da gilt es, jeden Tag viele verschiedene Charaktere, fachliche- und kulturelle Hintergründe auszubalancieren und so einzusetzen, dass alle voneinander lernen und am Ende des Tages das beste Gasterlebnis dabei rauskommt. Zum anderen sind auch unsere Gäste nicht nur international, sondern auch in puncto Alter, Bedürfnisse und Background sehr unterschiedlich. Es macht Spaß ihnen zuzuhören, da jeder mit seiner ganz eigenen Geschichte zu uns kommt und ich freue mich, wenn es uns gelingt, einen ganz persönlichen, unvergesslichen Moment für unsere Gäste zu kreieren.

Meine Aufgaben sind breit gefächert. Täglich sind sowohl Menschenkenntnis, als auch mein betriebswirtschaftliches und hotelfachspezifisches Wissen gefragt. Ich bin immer Gastgeberin – und dazu mal Coach und Beraterin, mal Analytikerin, mal die Kreative, mal ganz sachlich, mal die tröstende Schulter oder auch die durchsetzende Kraft, Entertainerin, Motivationsguru, Umdenkerin, mal verliere ich den Kopf in Zahlen und fünf Minuten später putze ich noch schnell mit meinen Kollegen das Bad für eine spontane Anreise in der Suite, ich beaufsichtige die Baustelle und gehe abends das neueste Restaurant ausprobieren.

Unsere Branche entwickelt sich sehr schnell. Das bedeutet, dass man immer Augen und Ohren offen halten muss und auch immer wieder neue Dinge ausprobieren und bewerten darf. Ich arbeite gerne auch mit Studenten zusammen und betreue ihre Arbeiten. Das hilft mir die Verbindung zwischen gelebter Praxis und Theorie aufrecht zu erhalten.

Unser Hotel ist für mich etwas ganz besonderes, weil wir dazu animieren, Du selbst zu sein. Ich habe in den vergangenen fünf Monaten von so vielen Gästen gehört, dass die Stimmung hier ganz besonders ist und dass sie bei uns so richtig “runter kommen” konnten. Armin Fischer hat das Haus mit sehr viel Liebe zum Detail gestaltet und ich finde, man sieht in jeder Ecke des Hotels wie viel Spaß ihm das gemacht hat. Das Essen in unserem NENI ist für mich absolutes Soulfood, für verschiedenste Essgewohnheiten geeignet und dabei so lebendig und aufregend. Die Zimmer laden zum Ausruhen ein und die Pool-Area ist großzügig, lebhaft und gleichzeitig entspannt. Es passt einfach alles so gut zusammen. Und die Mitarbeiter schaffen es, dieses Gefühl zu transportieren und für unsere Gäste erlebbar zu machen. Wenn sie begeistert von ihrem Produkt sind, stecken sie unsere Gäste mit dieser Begeisterung an. Es ist immer wieder faszinierend zu beobachten, was für einen großen Unterschied das macht.

Was passiert im Winter? An was wird gearbeitet? Was für Ideen erwarten uns 2019? Und wie ist das im Hotel zu sein ohne Gäste? Wer vom Team ist überhaupt noch vor Ort und wann startet bei Euch wieder die Saison?

Unsere letzten Gäste sind am 02.12. abgereist. Dann gab es noch ein First-Season-Celebration Dinner mit allen Abteilungsleitern bei uns zu Hause – die Spanier können so viel besser feiern als wir Deutschen, und eine kleine Abschlussfeier mit allen Mitarbeitern. Die Chefs haben Pizza gebacken und eine riesige Tafel für 40 Personen einmal quer durch die Bar gestellt. Und natürlich wurde zu später Stunde noch ordentlich getanzt.

Vorher musste das komplette Hotel einmal grundgereinigt werden, alle Zimmer wurden komplett ausgeräumt, das Außenmobiliar untergestellt, um es ein wenig vor der Witterung zu schützen. Am meisten Spaß hatten glaube ich diejenigen, die rund 400 Gardinen abgenommen haben… Auch das Restaurant musste komplett leer geräumt werden, da der gesamte Holzboden neu gemacht und unser Meeting-Raum vergrößert wird. Und alles wurde einmal gezählt – jede Zimmerkarte, jedes Handtuch, jede Strandtasche, jede Gabel – Jahresinventur.

Jetzt sind nur noch Carolina, unsere Admin und HR-Verantwortliche, Tomeu, einer unserer Techniker und wir beiden GMs, also Bruno und ich hier. Es ist ganz komisch: In der Hauptsaison tummeln sich hier täglich fast 300 Gäste und Mitarbeiter und jetzt sind es nur noch wir vier und die Bauarbeiter. Aber hin und wieder kommt uns auch einer der anderen Mitarbeiter und Abteilungsleiter besuchen, um mal zu schauen, wie es so voran geht.

Die Arbeiten, die zur Zeit durchgeführt werden sind eher Feinheiten, die vielleicht gar nicht auf den ersten Blick auffallen: Es werden Wände nachgestrichen, Holz abgeschliffen und neu lackiert, Fugen ausgebessert, Kissen gewaschen, Schränke neu eingestellt, Pflanzen geschnitten, Fenster ausgetauscht.

Wirklich sichtbar wird sein, dass wir den Meeting-Raum vergrößern wollen, um im nächsten Jahr mehr Platz für kreative Workshops zu bieten. Außerdem schaffen wir somit eine Möglichkeit, auch Indoor-Yogastunden anzubieten. 2019 werden die ersten Yoga Retreats bei uns stattfinden und da ist es gut, neben unserer tollen Fitness-Terrasse mit Blick auf die Bucht auch eine Alternative für kühlere Stunden zu haben. Außerdem werden wir unsere Bar neu gestalten. Auch die Bayhouse-Balkone verzieren wir mit den gleichen schönen weißen Gardinen wie im Haupthaus. Ein paar andere Überraschungen haben wir noch in petto, aber wir wollen ja nicht zu viel verraten.

Außerdem suchen wir schon jetzt neue Partner für unsere Guest-Experiences und weiten das Angebot mit bestehenden Partnern aus. Sportlich, kulinarisch, kulturell und auch im SPA werden wir hier im nächsten Jahr mehr anbieten. Außerdem ist eine Event-Reihe geplant, für alle die gerne barfuss am Pool tanzen.

Nebenbei suchen wir neue Mitarbeiter. Wir haben das Glück, dass sehr viele Mitarbeiter aus 2018 auch 2019 wieder mit uns arbeiten möchten. Ein paar neue Gesichter werden noch gesucht.

Und sonst so?

Wir führen Lieferanten-Gespräche über neue Produkte, bessere Preise, schnellere Lieferzeiten, nachhaltigere Materialien. Zum Beispiel haben wir gerade Strohhalme aus PLA (Bio-Plastik) produzieren lassen mit unserem eigenen Hashtag. Gemeinsam mit Haya überarbeiten wir unsere Karte, um unser NENI-Angebot noch einen Hauch lokaler werden zu lassen. Wir erstellen einen Sales & Marketing Plan, führen ein neues Rechnungskontrollsystem ein, schreiben Procedures von Lagerverwaltung bis Check-In und Stellenbeschreibungen für jede Position, bestellen Uniformen und suchen neue Bücher und Accessoires für den Shop aus, wir beantworten Reservierungsanfragen, planen Hochzeiten, reinigen Klimaanlagen, fine-tunen Budgets und suchen neue Kerzen aus. Wir treffen uns mit der Hotelvereinigung Sóller, um gemeinsam zu überlegen, wie und für wen man den Ort noch attraktiver machen kann und überlegen uns Namen für unsere Fahrräder. Und hin und wieder trinken wir ein Gläschen Cava bei einer Buchvorstellung über den Dächern Palmas.

Erst haben wir gedacht, dass wir ganz schön viel Zeit haben. Vom 02.12. – 01.03. sind es immerhin drei Monate. Jetzt merken wir, dass die Tage auch Off-Season verfliegen. Am 01.03. werden dann wieder die ersten Gäste anreisen und am 02.03. wollen wir mit einem Knall in die neue Saison starten. Einen DJ aus Ibiza haben wir dafür schon am Haken…

Seit der Eröffnung ist einiges passiert. Aber was genau? Was waren die schönsten Ereignisse? Welche Gäste haben Euch besonders überrascht? Ist auch etwas skurriles passiert, worüber Du sprechen darfst?

Es ist so viel passiert… Ein Highlight war die Eröffnungsparty. Da ging es ordentlich rund und die Leute aus dem Ort sprechen noch heute über die tolle Stimmung im ganzen Haus.

Meine persönlichen Highlights? Die Dreharbeiten für eine sehr bekannte deutsche Fernsehsendung waren ziemlich klasse – da darf ich allerdings wirklich noch nicht drüber sprechen. Nur so viel: Es ging ums Kochen. Der Mercedes-Event am Ende des Jahres hat auch richtig viel Spaß gemacht – es ist Wahnsinn, wie viel Aufwand Mercedes betreibt um ein neues Auto vorzustellen und wie gut dort alle organisiert sind. Wir haben uns sehr geehrt gefühlt, dass wir diesen Event hosten durften, da Mercedes sonst nur in klassischen 5 Sterne Häusern unterwegs ist. Einem sehr verliebten Pärchen, die spontan eine Nacht bei uns verbracht haben, weil es ihnen in ihrem eigentlich gebuchten Hotel nicht gefallen hat, habe ich zum Abschied eine Flasche Cava und zwei Pappbecher geschenkt, damit sie auch nach Abreise den Tag noch weiter feiern können, ganz spontan, einfach weil sie so nett waren – die beiden waren überglücklich.

Die ganzen tollen und herzlichen Gäste-Feedbacks – davon hat mich jedes einzelne gefreut. Das motiviert und zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Seit unserem Opening konnten wir die Gästezufriedenheit auf allen Portalen und auch bei Auswertung des internen Feedbacks deutlich steigern. Das macht uns stolz. Das wir den September fast mit 90%-Belegung abgeschlossen haben, war ein Highlight für uns – im dritten Monat nach Eröffnung. Ein Gast hat drei Mal verlängert, weil er einfach nicht los wollte.

Außerdem unsere erste Teambuilding-Geschichte: Wir sind mit allen Abteilungsleitern wandern gegangen und hatten einen traumhaften Tag. Unsere ältesten Gäste – beide über 90 Jahre alt, die ihren Aufenthalt rund um genossen haben. Wir haben auch schon einen Stammgast: er war schon dreimal bei uns. Unsere Kitchen-Party im November war auch ein wirklich toller Abend. Sogar Haya ist spontan vorbei gekommen, um live für unsere Gäste zu kochen…

Auch ein deutsches Pärchen hat mich sehr überrascht. Sie buchen seit 14 Jahren immer Cala Ratjada, ein sehr klassisches Hotel. Ihr Reisebüro hat ihnen dieses Mal jedoch das Bikini empfohlen. Die beiden waren sehr skeptisch und kritisch am ersten Tag. Dann war auch noch das Essen so ganz anders und nicht jeder konnte deutsch sprechen. Das ganze Team hat sich sehr herzlich, um die beiden gekümmert und nach nur wenigen Tagen sind beide richtig aufgeblüht, haben sich quer durch die NENI-Karte probiert und mit den Kellnern gescherzt. Zum Abschied haben sie sich bei allen ganz herzlich bedankt, und gesagt, dass sie im nächsten Jahr in jedem Fall wieder kommen, sie hätten sich hier so wohl gefühlt.

Über die wirklich skurrilen Geschichten darf man nie sprechen, lass mich überlegen was ich erzählen kann… Eine Zeit lang hatten Bruno und ich ein Zimmer direkt neben dem Pool – da haben wir nachts den ein oder anderen Arsch-Bomben-Battle abbrechen müssen. Einmal gabs einen nackten Mann an der Rezeption, der sich ausgeschlossen hatte und der sehr dankbar dafür war, dass bei uns überall so viele Kissen rum liegen. Oder eine Beschwerde über korkigen Wein – die Flasche hatte einen Schraubverschluss. Jemand der eine Strandtasche von uns mitgenommen hat, dafür aber immerhin seine alte Strandtasche dekorativ an den selben Haken gehangen hat. Was schönes: Zum Geburtstag seiner besten Freundin hat ein Gast ganz spontan abends das ganze, voll besetzte Restaurant dazu animiert „Happy Birthday“ für sie zu singen und alle haben mitgemacht.

Ganz konkret: Was würdest Du Dir für das Bikini in Zukunft wünschen? Und was ist eigentlich anders im Bikini als in anderen Hotels?

Ich wünsche mir, dass wir diesen offenen, herzlichen und kreativen Spirit beibehalten und dass wir uns immer die Zeit nehmen, unseren Gästen ganz individuell eine Freude zu bereiten. Ich wünsche mir, dass wir weiterhin so mutig sind, immer wieder Neues zu entdecken und auszuprobieren und unsere Gäste auf diese Reise mitzunehmen. Wir können gerne noch internationaler und multikultureller werden. Ein Ort an dem die verschiedensten Menschen zusammen kommen: Zum Entschleunigen, zum Erleben, um sich gegenseitig zu inspirieren und gemeinsam das Leben zu genießen. Wir haben auch schon ein paar Ideen, wie wir das im nächsten Jahr fördern können.

Du hast ja auch schon eine ganze Menge schöner Hotels gesehen, Michael. Ich glaube für mich ist es die Symbiose aus Qualität und Leichtigkeit vom Design bis hin zum Essen, die Mischung der Menschen und die Location: Die Westküste Mallorcas ist für mich der schönste Teil der Insel. Und hier in Port de Sóller treffen Berge und Meer direkt aufeinander. Wenn in der Bucht die Sonne aufgeht und noch ein letzter Rest Morgennebel über dem Meer liegt ist das eine fast magische Kulisse.

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